尊敬的各位同事：
为了进一步提升工作效率，加强内部沟通与协作，公司决定对现有的邮箱使用规则进行优化调整。现将有关事项通知如下，请大家仔细阅读并遵照执行。
一、邮箱登录要求
自即日起，所有员工在登录公司邮箱时需启用双重身份验证功能。此举旨在增强账户安全性，防止未经授权的访问。具体操作步骤可参考IT部门提供的详细指南或咨询技术支持团队。
二、邮件发送规范
为确保信息传递准确无误，请遵循以下几点：
1. 发送邮件前务必核对收件人地址，避免因误发导致的信息泄露。
2. 主题栏应简洁明了，能够概括邮件的核心内容。
3. 正文部分条理清晰，必要时可通过列表形式呈现关键点。
4. 对于涉及敏感信息的邮件，建议采用加密附件的方式发送，并告知接收方解密密码。
三、定期清理邮件
为了避免邮箱容量不足影响正常使用，每位员工需每月至少一次清理过期或无用的邮件。同时，建议将重要文件下载至本地保存备份。
四、特殊情况处理
如遇紧急情况需要立即联系外部客户或合作伙伴，可在获得上级主管批准后使用个人邮箱作为辅助手段，但必须及时将相关记录同步至公司邮箱存档。
五、培训与支持
公司将组织专项培训活动，帮助大家更好地掌握新规则下的操作技巧。如有任何疑问或困难，请随时向人力资源部或信息技术部寻求帮助。
以上规定自发布之日起正式施行，请大家积极配合，共同营造一个高效、安全的工作环境。感谢大家的理解与支持！
特此通知。
[公司名称]
[日期]
请注意，上述内容仅为示例性质，具体实施细节可根据实际情况适当调整。希望这份通知能为大家提供参考价值。
