为了规范公司员工人事档案管理工作，确保人事档案的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工的人事档案管理，旨在为人力资源管理提供可靠依据，同时保障员工权益。
一、档案管理范围
1. 基本信息：包括员工的个人简历、入职申请表、身份证复印件、学历证书复印件等。
2. 劳动合同：所有与员工签订的劳动合同及其补充协议。
3. 绩效考核记录：员工在公司期间的年度或季度绩效评估报告。
4. 奖惩记录：员工在公司期间获得的奖励和受到的处分。
5. 培训记录：员工参加公司内外部培训的相关资料。
6. 离职信息：员工离职时提交的辞职信、离职交接清单等文件。
二、档案收集与归档
1. 档案收集：各部门应定期将员工相关资料提交至人力资源部门，由专人负责整理并归档。
2. 归档要求：
- 所有文件需保持整洁、完整，不得涂改；
- 文件分类明确，便于查询；
- 每份文件均需标注日期和责任人。
三、档案保管
1. 存储方式：采用电子档案与纸质档案相结合的方式进行保存。
2. 安全措施：
- 纸质档案需存放在专用档案柜中，并上锁保管；
- 电子档案需设置密码保护，定期备份以防丢失；
- 非相关人员未经批准不得查阅档案。
四、档案使用与借阅
1. 借阅权限：仅限于公司内部因工作需要查阅档案的人员，且需填写《档案借阅登记表》。
2. 借阅流程：
- 填写申请单，经部门负责人及人力资源主管审批后方可借阅；
- 借阅人须按时归还，并签字确认。
五、档案更新与销毁
1. 档案更新：员工个人信息发生变化时，应及时更新档案内容。
2. 档案销毁：
- 对超过保存期限且无保存价值的档案，需经人力资源部门审核后统一销毁；
- 销毁过程需有两人以上监督，并做好记录。
六、违规处理
对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款或其他处罚措施。情节严重者，将追究法律责任。
以上即为本公司的员工人事档案管理制度，请全体员工及相关管理人员严格遵守执行。
希望本制度能够有效提升公司人事档案管理水平，促进人力资源工作的规范化发展。如有任何疑问或建议，请随时向人力资源部门反馈。
