第一章 总则
第一条 为规范公司员工档案管理工作，确保员工档案的完整性、真实性和安全性，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。
第二条 员工档案是公司人力资源管理的重要组成部分，其内容包括但不限于员工的基本信息、教育背景、工作经历、培训记录、考核结果、奖惩情况等。
第三条 本制度适用于公司全体员工的档案管理工作。
第二章 档案的建立与维护
第四条 新入职员工需在办理入职手续时提交个人资料，由人力资源部门负责建立员工档案。
第五条 员工档案应包含以下基本
- 员工基本信息表；
- 身份证复印件；
- 学历证明文件；
- 工作经历证明；
- 各类资格证书复印件；
- 其他需要归档的材料。
第六条 员工档案应及时更新，当员工个人信息发生变化或发生重要事件（如职务调整、奖惩决定等）时，相关部门应及时通知人力资源部，并提供相应的书面材料进行更新。
第七条 所有档案材料必须真实有效，不得弄虚作假。如发现伪造或隐瞒事实的行为，将依据公司规定给予严肃处理。
第三章 档案的保管与保密
第八条 员工档案应妥善保存，避免丢失或损坏。档案存放地点应具备防火、防潮、防盗等条件。
第九条 员工档案原则上只供公司内部使用，未经批准不得对外泄露。查阅或借用档案须经主管领导同意，并填写《档案查阅登记表》。
第十条 档案管理人员应对档案的安全负责，定期检查档案状况，发现问题及时报告并采取措施解决。
第四章 档案的销毁
第十一条 员工离职后，其档案一般保留两年以上方可销毁。具体时间可根据实际情况确定。
第十二条 销毁档案前，应由人力资源部负责人审核确认，并做好详细记录。销毁过程需有两人以上在场监督。
第五章 监督与检查
第十三条 公司将不定期对员工档案管理工作进行检查，确保各项规定得到有效执行。
第十四条 对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重予以批评教育直至纪律处分。
第六章 附则
第十五条 本制度自发布之日起施行，由人力资源部负责解释和修订。
第十六条 如遇特殊情况需临时调整本制度条款，须经总经理批准后实施。
以上即为我司员工档案管理制度，请各位同事严格遵守，共同维护良好的工作秩序和企业形象。
