第一章 总则
第一条 为了加强和规范人事档案管理工作，确保人事档案的真实、完整与安全，根据国家有关法律法规及公司相关规定，特制定本办法。
第二条 本办法适用于公司所有员工的人事档案管理活动。人事档案是记录员工个人信息、工作经历、培训情况等重要资料的重要文件，是公司人力资源管理的重要组成部分。
第三条 公司人事档案管理工作应遵循以下原则：
（一）真实性原则：档案内容必须真实、客观地反映员工的工作经历和个人信息。
（二）完整性原则：档案内容应全面、系统地记载员工的相关信息。
（三）保密性原则：严格遵守保密规定，未经批准不得擅自查阅或复制档案内容。
（四）安全性原则：采取有效措施保护档案的安全，防止档案丢失、损坏或泄露。
第二章 档案的建立与归档
第四条 新入职员工的人事档案应在试用期结束前完成建立。档案内容包括但不限于个人基本信息、学历证明、职业资格证书、工作经历证明等。
第五条 员工在公司内部调动时，其人事档案应及时更新并随同转移至新部门。调动过程中，档案管理人员需核对档案内容，确保信息准确无误。
第六条 员工离职后，其人事档案应保留至少五年，并按照相关规定妥善保管。在此期间，如需查阅档案，须经相关部门负责人批准。
第三章 档案的使用与查阅
第七条 公司内部因工作需要查阅人事档案时，须填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人审核同意后方可查阅。查阅档案时，必须由两名以上工作人员共同进行，并做好查阅记录。
第八条 外部单位因公需要查阅人事档案时，需提供正式函件并经公司领导批准后方可查阅。查阅过程中，外部单位人员不得擅自复印或拍照档案内容。
第九条 任何单位和个人不得私自查阅、复制或泄露人事档案内容。违反规定的，将依法依规追究责任。
第四章 档案的维护与管理
第十条 公司应设立专门的档案室或档案柜存放人事档案，并配备必要的防火、防潮、防盗设施。档案管理人员应定期检查档案保存状况，发现问题及时处理。
第十一条 档案管理人员应定期整理档案，确保档案分类清晰、排列有序。对于破损、老化严重的档案，应及时修复或复制备份。
第十二条 公司应建立健全人事档案管理制度，明确岗位职责，加强档案管理人员的专业培训，提高档案管理水平。
第五章 监督与检查
第十三条 公司人力资源管理部门负责对公司人事档案管理工作进行监督和检查，定期组织自查和互查，发现问题及时整改。
第十四条 对于违反本办法的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、行政处分或其他处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第六章 附则
第十五条 本办法自发布之日起施行，由公司人力资源管理部门负责解释。
第十六条 如遇特殊情况需调整本办法条款，须经公司领导批准后方可实施。
通过以上《人事档案管理办法》，我们希望能够进一步规范公司人事档案管理工作，提升工作效率和服务质量，为公司的长远发展奠定坚实基础。
