【公司合同存档管理规定】为规范公司合同的签订、执行及归档管理工作，确保合同资料的完整性、安全性与可追溯性，提高合同管理效率，防范法律风险，特制定本《公司合同存档管理规定》。
一、适用范围
本规定适用于公司各部门在日常经营活动中所涉及的所有合同、协议及相关文件（包括但不限于采购合同、销售合同、服务协议、合作协议等）。所有合同在签署后均应按照本规定进行统一归档和管理。
二、职责分工
1. 合同经办部门：负责合同的起草、审核、签署及履行过程中的相关记录，并在合同生效后及时提交至档案管理部门。
2. 法务部门：对合同内容进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规及公司制度要求。
3. 档案管理部门：负责合同的接收、分类、编号、归档、保管及调阅工作，确保合同资料的安全与完整。
三、合同归档流程
1. 合同签署完成后，经办人应在五个工作日内将合同原件及相关附件送交档案管理部门。
2. 档案管理人员对收到的合同进行核对，确认合同编号、签署日期、签约双方等信息无误后，进行登记并编号。
3. 合同按类别、项目、时间顺序进行分类归档，确保便于查找与管理。
4. 归档后的合同由专人负责保管，严禁私自复制、外借或遗失。
四、合同保管与安全
1. 所有合同应存放在专用档案柜中，实行专人专管，定期检查，防止虫蛀、霉变、损坏等情况发生。
2. 涉及公司机密或重要商业信息的合同，应单独存放，并设置访问权限，未经批准不得查阅。
3. 档案管理人员应定期对合同进行清点，确保账实相符。
五、合同调阅与使用
1. 部门因工作需要调阅合同的，须填写《合同调阅申请表》，经部门负责人审批后，方可办理调阅手续。
2. 外部单位需调阅合同的，必须提供有效证明材料，并经公司法务或相关部门批准后方可进行。
3. 调阅合同时应做好登记，注明调阅人、调阅时间、用途等信息，确保责任明确。
六、合同销毁与移交
1. 合同在完成履行、终止或超过保存期限后，经相关部门审核确认后，可按规定进行销毁。
2. 销毁前应制作销毁清单，经主管领导签字批准后，由专人监督销毁，确保不泄露公司机密。
3. 合同若需移交至其他部门或单位，应办理正式交接手续，并做好相关记录。
七、附则
1. 本规定自发布之日起施行，原有相关规定与本规定不一致的，以本规定为准。
2. 本规定由公司综合管理部负责解释与修订。
通过严格执行本规定，公司将有效提升合同管理的规范化水平，保障公司合法权益，促进企业健康稳定发展。
