【技术资料档案保管制度】为规范企业内部技术资料的管理，确保各类技术文档的安全性、完整性与可追溯性，提升信息利用效率，特制定本《技术资料档案保管制度》。该制度适用于公司所有涉及技术开发、项目实施、产品维护及研发相关的资料管理活动。
一、适用范围
本制度适用于公司内部所有技术部门及相关业务单位所形成的各类技术资料，包括但不限于设计图纸、技术说明书、测试报告、工艺流程文件、软件代码文档、设备参数手册、项目总结报告等。所有技术资料均应纳入统一管理，确保其有序存放和有效利用。
二、职责分工
1. 技术管理部门负责制定并执行技术资料管理制度，监督各相关部门落实资料归档工作。
2. 各项目组或技术团队需指定专人负责本部门技术资料的收集、整理与归档工作，确保资料的完整性和准确性。
3. 档案管理人员负责技术资料的接收、分类、编号、存储、借阅及销毁等工作，保障资料的安全与合规使用。
三、资料归档要求
1. 所有技术资料应在项目完成后或相关任务结束后一个月内完成归档。
2. 归档资料必须按照统一格式进行整理，包括文件名称、编号、版本号、责任人、归档时间等基本信息。
3. 电子版与纸质版资料应同步保存，确保数据的一致性与可查阅性。
4. 对于重要或敏感的技术资料，应设置访问权限，防止未经授权的查看或复制。
四、资料保管与安全
1. 技术资料应存放在专用档案室或加密存储系统中，避免受潮、虫蛀、高温等环境因素影响。
2. 档案室应配备必要的防火、防盗、防尘设施，并定期检查设备运行状况。
3. 重要资料应建立备份机制，定期进行数据备份，防止因意外情况导致信息丢失。
五、资料借阅与使用
1. 借阅技术资料需填写《资料借阅申请表》，经部门负责人审批后方可办理借阅手续。
2. 借阅人应遵守保密规定，不得擅自复制、外传或用于非授权用途。
3. 借阅资料应在规定时间内归还，逾期未还者将按相关规定处理。
六、资料销毁与更新
1. 对于已失效或不再使用的技术资料，应由相关部门提出申请，经技术管理部门审核后按规定进行销毁。
2. 禁止私自销毁或丢弃技术资料，确保存档记录的完整性。
3. 技术资料应根据项目进展或技术更新情况进行定期审查与更新，确保内容的时效性与实用性。
七、附则
本制度自发布之日起施行，由技术管理部门负责解释和修订。各部门应严格遵守本制度，共同维护公司技术资料的安全与高效管理。
通过本制度的实施，公司将逐步建立起科学、规范、高效的技术资料管理体系，为企业的持续发展提供坚实的信息保障。
