【公司档案管理制度范文】为规范公司档案管理，确保各类文件资料的完整性、安全性与可追溯性，提高办公效率和管理水平，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。
一、适用范围
本制度适用于公司各部门及全体员工，涵盖所有与公司业务相关的纸质及电子档案资料。包括但不限于行政文书、合同协议、财务凭证、人事档案、项目资料、技术文档等。
二、档案管理职责
1. 综合管理部：负责公司档案的统一归口管理，制定档案管理制度，组织档案整理、归档、保管及销毁工作。
2. 各部门负责人：负责本部门档案的日常管理，确保资料及时归档，配合综合管理部完成档案移交与检查。
3. 档案管理员：具体负责档案的接收、分类、编号、登记、保管、借阅及销毁等工作，确保档案管理有序进行。
三、档案分类与编号
1. 档案分为永久保存类、长期保存类和短期保存类三种类型。
2. 每份档案应按“年度—部门—类别—序号”进行编号，便于查找与管理。
3. 电子档案应建立统一的文件夹结构，并定期备份至安全存储设备或云端平台。
四、档案的收集与归档
1. 各部门应在每项工作完成后，及时将相关文件资料整理归档，不得积压或遗失。
2. 重要文件（如合同、会议纪要、审批单等）应在形成后5个工作日内提交至综合管理部。
3. 归档前需填写《档案移交清单》，经部门负责人签字确认后方可归档。
五、档案的保管与安全
1. 档案室应配备防火、防潮、防盗设施，保持整洁、通风良好。
2. 档案管理人员应定期检查档案存放情况，发现异常应及时处理。
3. 严禁私自复制、带走或泄露公司档案信息，违者将追究相应责任。
六、档案的借阅与使用
1. 借阅档案须填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后方可借阅。
2. 借阅人应妥善保管档案，不得涂改、撕毁或丢失。
3. 借阅期限一般不得超过3个工作日，确需延期的应提前办理续借手续。
七、档案的销毁与处置
1. 对于已过保管期限、无继续保存价值的档案，由综合管理部提出销毁建议，报公司领导审批后执行。
2. 销毁档案时应有两人以上在场监督，并做好销毁记录，确保信息安全。
八、附则
1. 本制度自发布之日起施行，由综合管理部负责解释和修订。
2. 公司可根据实际需要对本制度进行补充或调整，确保制度的有效性和适应性。
通过本制度的实施，公司将逐步建立起科学、规范、高效的档案管理体系，为公司的持续发展提供有力保障。
