【会议室使用及会务组织管理暂行规定】为规范公司内部会议安排与会务管理工作，提升会议效率和资源利用率，确保各项会议有序开展，结合实际情况，特制定本暂行办法。
一、适用范围
本办法适用于公司各部门、各项目组在日常工作中召开的各类会议，包括但不限于工作例会、专题讨论会、培训会、汇报会等。所有需使用公司会议室的活动均须按照本办法执行。
二、会议室申请流程
1. 申请人应提前通过公司内部系统或指定平台提交会议室使用申请，注明会议时间、地点、参会人员、会议主题等内容。
2. 会议室使用需遵循“先到先得”原则，如遇冲突，由行政部协调解决。
3. 紧急会议可由部门负责人书面说明情况后，经行政部审批后优先安排。
三、会议准备与会务安排
1. 会议组织者应提前做好会议材料准备、设备调试、座位安排等工作，确保会议顺利进行。
2. 重要会议应安排专人负责签到、记录、摄影等相关事务，确保会议内容完整留存。
3. 会议结束后，应及时清理现场，恢复会议室原状，并填写《会议室使用登记表》。
四、会议纪律要求
1. 参会人员应准时到场，不得无故缺席或迟到早退。
2. 会议期间应保持安静，手机调至静音模式，避免干扰会议进程。
3. 会议内容涉及敏感信息时，应严格遵守保密规定，不得擅自外传。
五、违规处理
对未按规定申请使用会议室、擅自占用或破坏会议室设施的行为，将视情节轻重给予通报批评或相应处罚。对于造成严重后果的，将追究相关责任。
六、附则
本办法自发布之日起试行，由行政部负责解释和修订。各部门应积极配合，共同维护良好的会议秩序和办公环境。
附件：
1. 会议室使用申请表
2. 会议室使用登记表
（注：本文件为内部管理文件，未经授权不得对外传播。）
